Faire la balance comptable de votre entreprise : quels sont les documents necessaires ?

La comptabilité sert à informer sur la santé de l’entreprise. Les documents qui y sont liés doivent donc être fiables, précis et ordonnés. Ils vont d’ailleurs permettre de rendre la comptabilité de l’entreprise intelligible. En effet, ils ont pour but de créer le compte de résultats et le bilan de l’exercice comptable. Néanmoins, pour arriver à ces documents, il faut suivre un cheminement bien précis. Il faut tout d’abord tenir un journal qui va nous permettre de tenir le grand livre. Ensuite, le livre d’inventaire et ce dernier vont servir à faire la balance comptable. Il suffira ensuite de retranscrire les informations pour avoir le compte de résultat et le bilan de la période d’exercice considéré.

Le journal comptable : l’historique financier de l’entreprise

Le journal comptable est un document qui doit être tenu quotidiennement. Il est composé de quatre colonnes, dont deux qui vont présenter le débit et le crédit. Chaque opération de l’entreprise entraîne ainsi une écriture comptable dans son journal. Pour chacune d’entre elles, il est essentiel de préciser la date, les numéros de compte ciblés, les intitulés de compte, les montants et un libellé. Par exemple, l’entreprise se décide de solliciter un emprunt de 100 mille euros pour financer un projet et qu’elle reçoit l’argent le 10 janvier. Ainsi, elle va entrer cette écriture dans la colonne des crédits, la date soit le 10 janvier, le montant de cent mille euros crédité, le numéro de compte et préciser le libellé.

Il est important de respecter cette forme du journal et de se munir d’un plan comptable général. En effet, le livre comptable reprend le journal et enregistre les informations de celui-ci dans l’ordre des numéros de compte. Pour éviter les erreurs, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité et activer sa fonction de saisie automatique. Pour cela, il suffit de spécifier un guide pour chaque libellé. Ainsi, l’outil pourra spécifier les types de données qui conviennent aux champs suivants ou complètera même automatiquement ces derniers.

Chaque compte aura alors un solde qui sera soit débiteur, soit créditeur. Ce grand livre est très important dans la préparation de la balance comptable. D’ailleurs, il doit présenter autant de comptes que de numéros de compte utilisés par l’entreprise durant l’exercice comptable. En utilisant un logiciel, vous pouvez éditer rapidement tous vos documents comptables.

Le livre d’inventaire : dernière étape avant la balance comptable

Avant de pouvoir faire la balance comptable, il est nécessaire de tenir un autre document qui est le livre d’inventaire. Ce document recense les biens physiques du patrimoine de l’entreprise. Il présente aussi la valeur de chacun de ces biens que l’on va comparer avec les montants qui figurent dans le grand livre. En cas de divergence, il sera nécessaire de corriger les montants spécifiés dans ce dernier. Le livre d’inventaire est utilisé pour contrôler l’absence d’erreurs. Cette vérification doit être effectuée au minimum une fois par an.

La balance comptable est un tableau récapitulatif du grand livre. Il est composé de quatre colonnes, dont le numéro de compte, l’intitulé du compte, le débit et le crédit. Il est important de vérifier que les soldes de ces deux dernières colonnes sont identiques. En effet, s’ils sont différents, cela signifie qu’il y a une erreur dans l’établissement de nos documents comptables.

D’autre part, les deux documents de synthèse que sont le compte de résultats et le bilan de l’exercice comptable découlent de la balance. Rappelons que le but de la comptabilité est d’assurer l’intelligibilité de l’information comptable.