Document d’entreprise : tout savoir sur l’extrait Kbis

Toute entreprise génère, et doit même se doter de nombreux documents administratifs. Aussi, que vous soyez ou non entrepreneur, vous avez déjà sûrement entendu parler de l’extrait Kbis. Mais que désigne-t-il exactement ? Que comporte ce document, à quoi sert-il et comment se le procurer ? Nous vous proposons de tout savoir sur ce fameux extrait Kbis.

Quels sont les professionnels concernés par l’extrait Kbis ?

Ce document, parfois aussi appelé extrait de kbis, concerne toute entreprise individuelle qui exerce une activité commerciale ou agricole. Au moment où elle est créée, l’entreprise devra s’inscrire au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) pour être immatriculée. L’extrait K-bis apportera donc la preuve de cette immatriculation officielle de l’entreprise.

On parlera d’extrait K pour les micro-entrepreneurs (personnes physiques) et d’extrait Kbis pour les entreprises commerciales (personnes morales).

Par contre, les artisans et professions libérales (infirmiers, avocats, rédacteurs web, architectes, etc.) ne sont, eux, pas concernés par ce document. Si vous êtes artisan, il vous faudra vous doter de ce que l’on appelle l’extrait D1 (auprès de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat) et si vous êtes libéral, c’est le numéro SIREN donné par l’URSSAF qui fera foi de la bonne immatriculation de l’entreprise.

Que comporte un extrait Kbis ?

Cette sorte de carte d’identité professionnelle comprend différents renseignements sur l’activité de l’entreprise. Plus exactement, le Kbis comporte les mêmes informations que celles fournies au RCS sur votre entreprise, à savoir :

• Sa dénomination sociale
• Son sigle ou enseigne
• Le nom du greffier qui a signé son immatriculation au tribunal
• Son numéro SIREN
• Son code APE permettant d’identifier son secteur d’activité. Il peut aussi s’agir du code NAF.
• Sa forme juridique (ex : SAS, SARL, SCI, SNC, EARL…)
• Le montant de son capital social
• Quand elle a été créée et depuis quand elle existe
• L’adresse physique de son siège et, s’il y en a, de ses autres établissements basés en Union européenne
• Un texte précisant les détails de l’activité commerciale de l’entreprise
• Le ou les noms de domaine de son ou ses sites Internet, si l’entreprise dispose de sites web
• L’identité de son dirigeant principal, de ses administrateurs ou commissaires aux comptes. Ces données comportent le nom, le prénom, la date de naissance, la commune de naissance, la nationalité, l’adresse de résidence ainsi que la fonction de chacune de ces personnes physiques.
• Les références des éventuelles procédures collectives passées (ex : redressement, liquidation judiciaire)
• Les décisions juridique du Tribunal de Commerce concernant d’éventuelles procédures collectives

Pourquoi se doter d’un extrait Kbis ?

Ce fameux document peut vous être demandé pour plusieurs types de démarches administratives ou commerciales. Ainsi, si vous souhaitez disposer d’un compte en banque professionnel, procéder à des achats auprès d’un fournisseur ou participer à un appel d’offres public, un extrait datant de moins de 3 mois vous sera exigé. 

Par ailleurs, tout individu est libre de demander ce document auprès du greffe concerné. Cela permet à un potentiel client, fournisseur ou partenaire de bien connaître votre solvabilité et votre sérieux avant de s’engager à vos côtés. C’est également le moyen pour cette personne (physique ou morale) de vérifier que votre entreprise ne fait pas l’objet d’une procédure collective.

Pour ces raisons, ce document sera actualisé à chaque évènement venant ponctuer la vie de l’entreprise. C’est pour cela qu’un extrait récent est demandé pour différentes formalités. Ce qui figure dans l’extrait K bis de l’an dernier peut ne plus du tout refléter l’état actuel de votre société.

Comment faire pour obtenir un extrait K bis ?

Il existe plusieurs moyens d’obtenir l’extrait Kbis de sa propre entreprise ou d’une entreprise tierce (si vous envisagez un partenariat commercial avec une société dont vous voulez d’abord connaître les informations officielles).

Depuis maintenant de nombreuses années, il est d’usage de faire la demande et d’obtenir l’extrait Kbis en ligne. Tout se fait en seulement quelques clics, vous permettant d’obtenir le document rapidement et au format numérique. Cependant, certains services sont réservés aux dirigeants de l’entreprise, comme MonIdenum qui permet aux dirigeants ou mandataires d’accéder gratuitement au Kbis de leur entreprise après inscription et vérification de leur identité.
Pour obtenir le Kbis d’une autre entreprise, il faudra souvent passer par des services payants comme Infonet ou Infogreffe, mais l’obtention de ce document ne se chiffre qu’à quelques euros.

Vous pourrez également obtenir un extrait Kbis par courrier postal soit en contactant le greffe du tribunal de commerce de votre région soit en le demandant au site Infogreffe qui vous l’enverra sous trois jours ouvrables. La procédure est payante dans les deux cas, environ 4€ pour le prix de l’envoi postal.

Validité et renouvellement du document

Si le Kbis est, en théorie, émis pour une durée illimitée, il est important qu’il soit à jour au moment de son émission puisque ses informations peuvent changer. C’est d’ailleurs pour cela que la plupart des organismes exigent un Kbis récent, c’est-à-dire datant de moins de trois mois. Cela évite de fournir des informations caduques et permet au demandeur de vérifier la fiabilité de votre entreprise.

Le Kbis devra également être mis à jour en cas de changement de gérant, de nouveau statut juridique, si l’entreprise change de nom… Le représentant de l’entreprise contactera alors le greffe du Tribunal de Commerce ou le CFE pour actualiser les informations de ce document indispensable. Cette demande devra être accompagnée de certaines pièces justificatives comme par exemple un exemplaire des statuts à jour, un procès-verbal de l’assemblée générale de l’entreprise ou un formulaire (M2 ou M3) permettant de formaliser la déclaration de modification.